تعتبر عملية الفوترة التقليدية عاملاً حاسمًا في نجاح الشركات وأرباحها، ولكنها في الوقت نفسه تمثل تحديًا كبيرًا للعديد من الشركات في جميع القطاعات.
على سبيل المثال، أحد أهم تحديات الفواتير التقليدية التي تواجهها العديد من الشركات هو الحاجة إلى توظيف موارد بشرية كافية لإدارة الفواتير بشكل صحيح ودقيق، والتأكد من عدم وجود أخطاء فيها، واتباع سياسات وإجراءات محددة للتعامل مع الفواتير.
لذلك، تعد الفوترة الآلية حلاً فعالاً لهذه التحديات، حيث إنها تمكن الشركات من تحسين كفاءتها وتحقيق أهدافها بشكل أسرع وأكثر كفاءة.
علاوة على ذلك، دعونا اليوم نستعرض معكم أهم فوائد التحول إلى الفوترة الآلية وكيفية تطبيقها بشكل فعال لتحسين أداء الشركات وزيادة كفاءتها في إدارة الفواتير والمعاملات المالية.
ما هي أهم فوائد التحول إلى الفوترة الآلية؟
1) تحسين الدقة
يعد التحول إلى الفوترة الآلية إحدى الخطوات الأساسية لتحسين دقة الفواتير، حيث يمكن للأنظمة الآلية المتخصصة في الفوترة التعامل بدقة وبشكل دوري مع معلومات الفواتير، وتجنب الأخطاء الشائعة التي يرتكبها البشر عند إعداد الفواتير.
على سبيل المثال، يمكن للأنظمة الآلية التحقق من الأسعار والكميات والخصومات والضرائب والتفاصيل الأخرى المتعلقة بالفواتير. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للأنظمة الآلية تحديث قوائم الأسعار والمنتجات والخصومات تلقائيًا، وبالتالي يتم تحديث الفواتير بشكل دوري وتلقائي ودقيق دون الحاجة إلى تدخل يدوي من الموظفين.
يساعد ذلك في تقليل الوقت الذي يستغرقه إصدار الفواتير وتقليل الأخطاء البشرية التي يمكن أن تحدث، وهذا يترجم إلى تحسين جودة البيانات ودقتها في المعلومات المالية، مما يؤدي في النهاية إلى تحسين صورة الشركة في السوق وزيادة رضا العملاء عن الخدمات المقدمة.
2) توفير الوقت والجهد
يعد توفير الوقت والجهد أحد الفوائد الرئيسية للتحول إلى الفوترة الآلية، حيث يمكن للأنظمة الآلية التعامل مع الفواتير بشكل أسرع وأكثر كفاءة من البشر.
على سبيل المثال، يمكن تقليل الوقت المستغرق لإنشاء الفواتير بشكل كبير باستخدام الفوترة الآلية، حيث يتم تنفيذ العمليات تلقائيًا دون الحاجة إلى تدخل يدوي. وبالتالي، يتم توفير الوقت الذي يقضيه الموظفون في إنشاء الفواتير يدويًا.
هذا بالطبع على عكس استخدام الفواتير اليدوية التقليدية، حيث يقضي الموظفون وقتًا طويلاً في إدخال بيانات الفاتورة والتحقق منها يدويًا للتأكد من صحتها.
3) تقليل المهام المتكررة
مع وجود عدد لا يحصى من أنظمة وأدوات الفوترة المتوفرة في السوق، لن تحتاج إلى إشراك وقتك وأموالك في المهام المتكررة المتعلقة بالفوترة مثل معالجة المعاملات يدويًا، وجمع البيانات ذات الصلة، والفواتير، وتتبع دورات فواتير المستخدم وما إلى ذلك.
لا يؤدي هذا إلى إبطاء نمو عملك فحسب، بل إن الوقت والمال المرتبطين بمثل هذه المهام المتكررة يتضاعف عند ترقية نماذج الفوترة أو إضافة خطط جديدة.
لكن لا داعي للقلق بعد الآن لأن برنامج التشغيل الآلي الحالي يبسط كل هذه الأنشطة ويقلل بشكل كبير من الوقت والمال الذي يتم إنفاقه على المهام المتكررة يدويًا. وهذا بدوره يوسع نطاق نمو عملك.
4) تحسين التدفق النقدي
الطريقة الرئيسية التي تعمل بها الفواتير الآلية على تحسين التدفق النقدي هي تقصير الوقت الذي يتم من خلاله تحويل الفواتير إلى الدفع. يتلقى العملاء فواتيرهم إلكترونيًا بمجرد تقديم الخدمة، مما يعني عدم المزيد من التأخير في التحصيل
ولكن ما هو السبب الحقيقي الذي يجعل الفوترة الآلية قادرة على تحسين التدفق النقدي؟ حسنًا، السبب وراء ذلك يرجع إلى عاملين رئيسيين.
أولاً، نظرًا لأنه يتم تخزين جميع البيانات إلكترونيًا ومتاحة لأي شخص لديه حق الوصول المصرح به، يمكن تحديد النقص المحتمل ومشاكل التدفق النقدي ومنعها في وقت أقرب.
ثانيًا، نظرًا لعدم وجود المزيد من الأعمال الورقية أو النسخ المكررة، فلن تنفد المستلزمات المكتبية، لذلك سيتم توفير مساحة تخزين لعناصرك الأكثر أهمية.
5) تحسين الأمان والخصوصية
يعد تحسين الأمان والخصوصية نقطة أساسية مرتبطة بالفوترة الآلية وتميزها عن الفوترة التقليدية. حيث تسمح الفوترة الآلية بمستوى عالٍ من الأمان والخصوصية في معالجة المعلومات المالية للمؤسسة.
على سبيل المثال، عند استخدام الفواتير التقليدية، يتم إرسال الفواتير الورقية للمستفيدين عن طريق البريد، والتي يمكن أن تضيع أو تتعرض للسرقة أو الضياع، وهذا يعرض المؤسسة لخسائر مالية وتهديد للأمن والخصوصية.
مقابل ذلك، مع الفوترة الآلية، يتم إرسال الفواتير بشكل آمن عبر البريد الإلكتروني، مما يضمن وصول الفواتير بسرعة وأمان إلى المستفيدين. عند القيام بذلك، يتم تحسين مستوى الأمان والخصوصية في عمليات الفوترة، مما يقلل من مخاطر الخسائر المالية ويزيد من ثقة المستفيدين في المؤسسة.
بالإضافة إلى ذلك، تساعد الفوترة الآلية على تحسين الخصوصية من خلال حماية المعلومات المالية للمؤسسة والمستفيدين أيضًا، حيث تتيح للمؤسسة تخزين المعلومات بشكل آمن ومشفّر، وتحديد من يمكنه الوصول إلى هذه المعلومات، بالإضافة إلى الإجراءات الأمنية المطلوبة للوصول إلى هذه المعلومات.
وبالتالي، يتم توفير مستوى عالٍ من الخصوصية للمعلومات المالية، مما يحافظ على سرية هذه المعلومات ويقلل من مخاطر الانتهاكات والتسريبات.
إحصائيات مثيرة للاهتمام حول حجم سوق الفوترة الآلية ومعدل النمو
هناك عدد من الإحصائيات التي تقيس وتتنبأ بحجم سوق الفوترة الآلية العالمية للمؤسسات الصغيرة والمتوسطة، والتي ترصد ما يلي:
- تبلغ حصة سوق الفوترة عبر الإنترنت 20.4٪ ومن المتوقع أن تصل إلى 80٪ نمو في عام 2027، خاصة في دول مثل الصين والمملكة العربية السعودية وأستراليا والولايات المتحدة.
- كما تشير التقديرات إلى أن سوق الفوترة الآلية سيتجاوز 25 مليون دولار بحلول عام 2027. وذلك لأن العديد من الدراسات تتوقع أن تصل قيمة المعاملات الرقمية أو حتى تتجاوز 6.7 تريليون دولار بحلول عام 2023.
- في تجربة محلية في إستونيا، وافق 65٪ من أصحاب الأعمال على أن نظام الفوترة الآلية الحالي يغطي أنشطتهم التشغيلية اليومية للفوترة. لكن 24٪ من المشاركين لم يحسموا رأيهم بعد، و 7٪ لا يوافقون.
- وفقًا لتكنافيو، من المتوقع أيضًا أن ينمو سوق الفوترة الآلية بمعدل نمو سنوي مركب يبلغ 21.43٪ بين عامي 2022 و 2027. ومن المتوقع أن يزداد حجم السوق بمقدار 15.330.37 مليون دولار.
أخيراً..
في النهاية، يمكن القول أن التحول إلى الفوترة الآلية يمثل خطوة مهمة في تحسين عمليات الشركات المالية، حيث يتم توفير الوقت والجهد وتحسين الدقة والأمان والخصوصية والتحكم في الفواتير بشكل كبير.
على الرغم من أن التحول إلى نظام الفواتير الآلي قد يمثل تحديًا في البداية، إلا أنه بعد التنفيذ والتدريب اللازم، ستحقق الشركة العديد من الفوائد المذكورة أعلاه وتحقق نتائج إيجابية لأعمالها المالية.