تواصل شركات السياحة تلقي طلبات الحج من المواطنين الراغبين في أداء مناسك الحج من خلال شركات السياحة، ضمن حصة الحج التي تنظمها وزارة السياحة سواء برامج الحج الاقتصادية (البري - الاقتصادي طيران) وبرامج الحج الـ5 نجوم، وذلك وفقا للشروط والضوابط المنظمة للحج السياحي لعام 1444هـ - 2023 م، ويصل عدد الشركات المصرح لها بتنظيم الحج هذا العام حوالي 2000 شركة.
وحددت وزارة السياحة الضوابط الإجرائية التي يجب على شركات السياحة المنظمة لرحلات الحج الالتزام بها عند إدراج بيانات الحاج وبرنامج الحج على الموقع الإلكتروني للإدارة المركزية ل شركات السياحة بالوزارة.
وتقوم الإدارة بالمهام الخاصة بحصول الشركات على تأشيرات الحج من خلال الموقع الإلكترونى للحج والعمرة بالوزارة وتنحصر في التالي:
تقديم طلبات الحج:
تقوم الشركات الراغبة فى تنفيذ الحج برفع طلب على الموقع الإلكترونى للحج والعمرة فى الميعاد المحدد لها موضحاً به المستوى المطلوب ووسيلة السفر وفقاً للضوابط السارية فى حينه.
التمهيد لإجراء القرعة الإلكترونية العلنية:
تقوم الشركات برفع أسماء وأرقام جوازات والرقم القومى للأشخاص الراغبين فى أداء الحج من خلال الشركة وذلك وفقاً للضوابط السارية فى حينه.
طلبات التضامن:
تقوم الشركة رأس التضامن والشركات المتضامنة معها برفع طلبات التضامن على الموقع الإلكترونى للحج والعمرة لمراجعة إعتماداتها المنصوص عليها فى الضوابط.
تأشيرات المعاينة:
تقوم الشركات رأس التضامن برفع طلبات منح تأشيرات المعاينة الموجهة للنقصلية السعودية للسفر للأراضى السعودية لإجراء معاينة سكن حجاج التضامن .
تصعيد المشرفين:
تقوم الشركة بتقديم طلب بأسماء المشرفين المستوفيين للشروط طبقاً للضوابط لتصعيدهم على الموقع الإلكترونى لمرافقة الحجاج الناجحين فى القرعة إلى الأراضى السعودية.
المراجعة المبدئية للملف:
تقوم الشركة بتقديم شنطة الجوازات للإدارة لمراجعتها على ما تم رفعه على الموقع تمهيداً لأرسالها إلى الداخلية من قِبل الإدارة.
المراجعة النهائية للملف:
تقوم الشركة رأس التضامن بعد معاينة السكن وتوثيق عقود السكن والخدمات بالأراضى السعودية برفع كافة هذه العقود على الموقع الإلكترونى للحج والعمرة لمراجعتها من جانب الإدارة فضلاً عن المستندات الأخرى التى يتم رفعها أيضاً مثل خطاب الطيران أو خطاب الجسر العربى أو إستمارة النقل 126 وإيصال الغرفة وكافة التعهدات المطلوبة ونموذج من العقد المبرم مع الحاج وفقاً للضوابط السارية فى هذا الشأن.
تسليم الجوازات للشركة:
تقوم الإدارة بتسليم الجوازات بعد حصولها على التأشيرات للشركات لتسليمها للحجاج.
أما بالنسبة لحج الهيئات التابعة لمجلس الوزراء، تقوم الشركة التى ترغب فى تنفيذ حج الهيئات بتقديم طلب مرفق به المستندات التالية:
صورة من قرار مجلس الوزراء لتخصيص التأشيرات إلى الهيئة أو الوزارة أو الشخص.
عقد الاتفاق بين شركة السياحة والهيئة أو الوزارة.
برنامج الرحلة موضح كل البيانات والسعر والسكن والطوافة والطيران.
تعد من الشركة بفصل حجاج الهيئة عن حجاج السياحة التابعين للشركة وتعهد بعمل شيك إركاب لكل حاج وتعهد بتقديم خطاب ضمان بمبلغ 50 ريالا للحكومة السعودية عن كال حاج .
كشف من الهيئة بأسماء الحجاج التابعين لها مع رفع الأسماء على الموقع الإلكترونى بصفحة الشركة.
الحصول على خطاب من الإدارة موجه لوزارة الداخلية لإستكمال إجراءات الحصول على التأشيرات .
التأشيرات المباشرة:
الشركات التى تقوم بتنظيم حج التأشيرات المباشرة تقوم برفع المستندات المطلوبة وهى كالتالى
طلب للموافقة على حج مباشر موضح فيه العدد الذى سيتم تنفيذه.
تعهدات من الشركة طبقاً للضوابط المتبعة فى هذا الشأن.
كشف بأسماء الحجاج وعددهم موضح به رقم الجواز والرقم القومى.
برنامج الشركة معتمد ومختوم، موضح به السكن والسعر شامل تذكرة الطيران.
العقد المبرم بين الشركة وحجاج التأشيرات المباشرة.
ـ استخراج بيانات إيرادات الحج والعمرة (الشركات التى ترغب فى الحصول على حجم أعمالها من الحج والعمرة عن فترة عام أو أكثر، تتقدم بطلب للإدارة بالإضافة إلى تقديم حوالة بريدية قيمتها 10.5 جنيه)، وفقا للإرة المركزية لشركات السياحة.